5 Metode Penyimpanan Arsip yang Jarang Orang Ketahui

5-Metode-Penyimpanan-Arsip-yang-Jarang-Orang-Ketahui
Foto dari Canva

Perusahaan penyedia jasa penyimpanan dokumen arsip adalah kumpulan orang-orang yang ahli dalam melakukan pengarsipan. Maka tak heran metode penyimpanan arsip yang mereka gunakan cukup beragam. Inilah cara “rahasia” mereka dalam menyimpan arsip yang baik dan benar!

Perlengkapan Dalam Menjalankan Metode Penyimpanan Arsip

Perlengkapan yang pertama adalah folder. Terdapat lima jenis map atau folder, yaitu Stopmap Folio, Snelhecter (map penjepit), Brief Ordner (map besar penjepit), Portepel, dan Hanging Folder.

Ada baiknya untuk melengkapinya dengan pembatas. Agar memudahkan Anda saat memisahkan folder berdasarkan tingkat kepentingannya.

Kemudian, perlengkapan yang kedua adalah lemari atau rak. Lemari yang bisa Anda gunakan boleh dari berbagai jenis material, sedangkan kerangka rak besi yang umumnya orang gunakan adalah yang tidak berpintu.

Sebelum menyimpan dokumen, siapkan juga tempat penyortiran atau rak sortir. Peralatan ini memudahkan Anda untuk menyisipkan berkas keluar maupun masuk, sehingga mengurangi kesalahan dalam penyimpanan arsip.

5 Metode Penyimpanan Arsip

Jika peralatan sudah siap, maka Anda bisa menerapkan 5 metode berikut ini:

1. Numerical Filing System

Sesuai dengan namanya, metode penyimpanan arsip ini menggunakan nomor sebagai pedoman dalam menyusun sebuah arsip. Biasanya cara ini juga membutuhkan buku arsip untuk mencatat berkas-berkas yang masuk.

Pada buku tersebut terdapat beberapa kolom, seperti nomor urut, tanggal surat, tanggal penerimaan surat, nomor surat, tujuan surat, dan keterangan. Adanya buku arsip dapat memudahkan dalam menggolongkan berbagai jenis berkas-berkas.

2. Alphabetical Filing System

Metode ini mengandalkan huruf A hingga Z dalam menyusun berkas. Cara ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pada Numerical Filing System.

Meskipun demikian, cara ini juga memiliki kekurangan. Karena cukup menguras tenaga saat mengklasifikasi arsip. Konsentrasi yang tinggi sangat penting untuk memperhatikan huruf demi huruf penamaan dokumen.

Metode penyimpanan arsip ini rawan menimbulkan tindak kejahatan, seperti pemalsuan berkas. Karena abjad mudah untuk diganti daripada angka.

3. Subject Filing System

Instansi pemerintahan atau yang berkaitan dengan pelayanan kerap menggunakan cara ini. Karena dapat memudahkan orang-orang yang berkepentingan untuk menemukan dokumen sumber permasalahan dan proses yang telah berjalan.

Demi memudahkan metode penyimpanan ini, Anda harus menyediakan tempat penyimpanan yang terpisah bagi setiap topik permasalahan.

4. Metode Penyimpanan Arsip Menggunakan Tanggal

Nama lain untuk metode ini, yakni Chronological Filing System yang menggunakan tanggal masuknya berkas. Klasifikasi pada metode ini harus lengkap, yaitu meliputi tanggal, bulan, tahun, dan jika perlu menambahkan waktu saat berkas masuk.

Namun, cara ini perlu dikolaborasikan dengan metode penyimpanan lainnya untuk memudahkan Anda dalam menggolongkan dokumen.

5. Geographical Filing System

Metode ini mengklasifikasi dengan menggunakan wilayah tujuan surat. Penambahan kecamatan hingga provinsi sangat perlu pada metode ini.

Tak hanya itu, alamat tujuan juga Anda perlu cantumkan. Jika tidak, kemungkinan kesalahan dalam menggolongkan arsip-arsip akan terjadi dan berdampak pada berkas-berkas lainnya.

Metode Penyimpanan Arsip Mana yang Akan Anda Gunakan?

Itulah metode dalam menyimpan arsip yang bisa Anda terapkan. Pilihlah secara bijak dengan mempertimbangkan poin-poin penting lainnya. Agar terhindar dari kesalahan ketika melakukan pengarsipan.

Related posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.